Adapun susunan kepanitiaan itu pada umumnya terdiri dari
beberapa kelompok, yaitu sebagai berikut: penasihat, penanggungjawab, ketua pelaksana,
sekretaris, bendahara, seksi-seksi.
Untuk lebih jelas untuk fungsi dari masing-masing komponen
tersebut, silahkan Anda simak penjelasan berikut.
1) Penasihat
Biasanya ditunjuk orang yang dianggap paling mampu dalam menyelesaikan
permasalahan, dan diharapkan mampu memberikan tuntunan, arahan dan motivasi
kepada semua panitia dalam melaksanakan tugas.
• Biasanya tugas yang diberikan pada seorang penasihat
adalah:
• Menerima laporan tentangh rencana yang akan dilaksanakan
• Mengevaluasi kerja yang dilakukan
• Memecahkan permasalahan yang ada dalam organisasi
• Ikut bertanggung jawab dalam jalannya pergelaran
2) Penanggung jawab
Orang yang menjadi penanggung jawab harus seorang pucuk
pimpinan, minimal yang menjadi wakil, hal ini harus dapat memantau semua
pekerjaanv yang dilakukan secara rutin. Penanggung jawab boleh juga mewakili
penasihat, jika penasihat ada suatu masalah yang mendadak.
3) Ketua
Ketua adalah orang yang diharapkan dapat mengatur jalannya
organisasi, mampu memecahkan berbagai permasalahan yang terdapat pada saat-saat
pergelaran berlangsung, memiliki sifat kepemimpinan yang tegas, jujur, sabar dan bijaksana. Seorang ketua harus mampu berkomunikasi
dan bekerja sama dengan berbagai pihak serta memiliki rasa tanggung jawab
terhadap tugas dan kewajiban yang telah menjadi garapannya. Adapun tugas
seorang ketua adalah:
• Membuat proposal
• Sebagai nara sumber dan fasilitator
• Memimpin rapat pada saat-saat tertentu
• Membuat laporan pertanggung jawaban
4) Sekretaris
Sekretaris adalah orang yang bertugas sebagai pencatat data,
selain sebagai pencatat data juga sebagai pendamping ketua dalam rapat. Selain itu
juga sekretaris sebagai pembuat surat-surat pemberitahuan kepada pihakpihak yang
bersangkutan pada kegiatan pergelaran. Sekretaris juga harus dapat membuat
pengarsipan surat-surat penting dan menyusunnya sesuai dengan tanggal waktu
pengeluaran surat secara tersusun dan teratur. Selain itu harus mengetahui isi
surat yang dikirimkan kepada orang lain, mengetahui nomor surat, perihal,
lampiran, kepada siapa surat dikirim, tempat, tanggal, waktu dan tema.
5) Bendahara
Bendahara adalah orang yang bertanggung jawab secara penuh
terhadap penggunaan, penyimpanan dan penerimaan uang yang masuk sebagai biayapergelaran.
Seorang bendahara harus jujur, cermat sabar dan tidak boros.
6) Seksi-seksi
Seksi-seksi adalah bagian dari kepanitiaan yang bertugas
mengurus sesuatu yang spesifik. Adapun seksi-seksi yang bertugas untuk membantu
pergelaran musik agar dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan adalah sebagai
berikut.
(1) Seksi Usaha . seksi ini berkewajiban membantu dalam pencarian dana atau
sumbangan dari berbagai pihak untuk menunjang pada keberhasilan pergelaran itu
sendiri.
(2) Seksi Dokumentasi, Seksi ini tugasnya adalah mengambil gambar untuk dokumen.
Seksi ini selalu diidentikkan pada pengambilan foto, selain itu tugas yang
harus dikerjakan oleh seksi ini juga:
• Mengetahui susunan acara
• Mengetahui medan dari pergelaran tersebut, sehingga kalau
mengambil
• Gambar betul-betul yang dianggap paling tepat dan indah.
• Menyimpan hasil gambar yang akan dijadikan dokumen.
(3) Seksi Perlengkapan, seksi ini diperlukan banyak orang, mengingat tugas yang akan
diberikannya cukup berat, Adapun tugas dari seksi ini adalah:
• Mempersiapkan tempat untuk pelaksanaan pergelaran tersebut
• Menyusun serta menata tempat pergelaran, sehingga terlihat
indah dan efisien. Penggunaannya yang tentunya akaan disesuaikan dengan warna pertujukan
pergelaran itu sendiri.
• Menginventarisasikan barang-barang yang akan dipergunakan
dalam pergelaran tersebut. Hal ini untuk memudahkan proses penggunaan,
pengambilan, atau penerimaan kembali barang yang diambil.
(4) Seksi Konsumsi, Seksi ini bertugas mengurusi konsumsi pada waktu pembukaan
bagi panitia, tamu undangan, dll.