MENYUSUN PROPOSAL PENAWARAN

Standar Kompetensi	Kompetensi Dasar
1     Menyusun proposal  penawaran	1.1       Menganalisa syarat-syarat proyek 1.2       Mengidentifikasi keterampilan yang sesuai dengan persyaratan laporan 1.3       Membuat rancangan biaya biaya dan sumber sumber yang ada 1.4       Membuat proposal 1.5       Membuat pengajuan permohonan tender.

8.1  Pengertian dan fungsi proposal

Pengertian Proposal

Proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standard dapat juga dinyatakan dokumen tertulis yang disiapkan oleh wirausahawan yang menggambarkan semua unsur yang relevan, baik internal maupun eksternal, mengenai usaha atau proyek baru, atau dapat dikatakan bahwa proposal usaha merupakan dokumen tertulis yang berisai mengenai usaha yang sedang direncanakan.

Pada jaman sekarang penyusunan proposal usaha dapat dijadikan me­dia komunikasi. Yang penting bagi wira usahawan adalah untuk mener­angkan profil usaha atau bisnis baru harus didiskripsikan , mulai dari proyek yang akan dilakukannya, yaitu pemasaran , penelitian dan pengem­bangannya, management usaha re­siko yang dihadapi, masalah financial, samapai penhjadwalan waktunya.

Adapun deskripsi tiap aspek sangat penting untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai usaha /produk yang akan diajukan, kemana proposal akan dibawa dan bagaimana wir­ausahawan dapat merealisasikan proposal usaha tersebut

Sebelum membuka usaha seorang wirausawan perlu menyusun dan menetapkan llangkah-langkah yang tepat untuk dapat mencapai ke­berhasilannya. Langkah-langkah ini menyangkut segala sesuatu yang akan dilakukannya, management usaha, pamasaran, pemilihan produk, resiko yang harus dihadapai serta masalah keuangan. Langkah-langkah tersebut disusun rapid an tertulis dalam bentuk proposal.

Gambaran unsur usaha   yang dike­mukakan sangat penting untuk mem­beri penjelassan mengenai produk yang ditawarkan. Begitu pentingnya proposal usaha maka hendaknya penyususnan proposal usaha harus murni dibuat oleh wirausawan sendiri dan tidak sekedar menyalin proposal usaha milik orang lain. Proposal usaha pada intinya mencakup sa­saran dan strategi. Sasaran adalah apa yang ingin dicapai perusahaan, seangkan strategi adalah arah tinda­kan untuk mencapai sasaran usaha. Dalam strategi mencakup perihal per­siapan perusahaan untuk mengha­dapi situasi yang ada.

8.2  Faktor – factor  penyususunan proposal usaha

Dalam penyusunan proposal usaha perlu diperhatikan beberapa factor berikut

1.    Tujuan yang realistis

Tujuan yang akan dicapai dalam pe­rusahaan sangat berpengaruh dalam menentukan langkah-langkah kede­pan serta harus disesuaikan dengan kemampuan ,spesifik dan dapat diu­kur serta ada kesatuan antara waktu dan parameternya

2.    Fleksibelitas

Harus mudah disesuaikan dengan perkembangan usaha dan memung­kinkan munculnya alternative strategi yang dipormulasikan

3.    Batasan waktu

Sub-sub tujuan proposal usaha harus dibuat secara berkesinambunangan dan adanya evaluasi waktu (skhedule kerja) atau kemajuan yang akan di­capai didalam usaha Jadi buatalah cek list target development untuk mengukur pencapain target pekerjaan atau perkembangan proyek ataupun product.

4.    Komitmen

Usaha perlu mendapat dukungan dari seluruh pihak yang terlibatat, baik itu dari pihak keluarga, mitra bisnis, karyawan ataupun anggota lain. San­gat diperlukan  komitmen yang tinggi atas usaha yang akan dicapai serta mental yang handal apapun yang terjadi penuh perjuangan, kegagalan adalah kesuksesan yang tertunda, motto itu perlu kita pegang dan perlu diyakini bahwa segala usaha yang dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar suatu saat akan mencapai keberhasilan. Walaupun ada orang yang tidak percaya bahwa dunia ber­putar oleh orang yang sedang men­dapat kejayaan tapi untuk orang yang sedang dibawah dalam arti kata se­dang merintis ataupun bangkrut kita harus yakin bahwa dunia akan bepu­tar memutarkan kondisi kita yang se­dang bangkrut menjadi sukses.

8.3  Manfaat proposal usaha

Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh wirausahawan dengan penyusunan proposal usaha/bisnis penawaran produk yaitu sebagai berikut:

1.    Berguna untuk membandingkan antara perkiraan dengan hasil yang nyata.

2.    Membantuwirausahawan untuk mengembangkan dan menguji strategi dan hasil yang diharap­kandari sudut pandang pihak lain.

3.    Menyediakan alat komunikasi bagi wirausahawan untuk memaparkan dan meyakinkan gagasannya kepada pihak lain secara menye­luruh

4.    Membantu wirausahawan untuk dapat berpikir kritis dan objektif atas bidang usaha yang akan di­masukinya.

5.    Persainganfa kotor ekonomi dan analisis finansial yang masuk dalam subjek proposal usaha da­pat mendekati asumsi-asumsi se­cara cermat, mengenai seberapa besar angka keberhasilan dalam usaha.

Adapun manmaat lain dari proposal usaha adalah semakin jelasnya sum­ber-sumber keuangan. Ha[ ini dimungkinkan karena hal berikut ini

1.    Proposal usaha dapat menjadi sebuah gambaran seorang wir­ausahawan.pemula  dan se­berapa jauh kemampuan mana­jerial

2.    Dapat mengidentifikasi adanya risiko kritis pada saat penting, guna memudahkan penemuan langkah antisipasi.

3.    Memberikan informasi potensi pasar dan perkiraan market share yang mungkin diraih.

4.    Memberikan sumber-sumber finan­sial yang jelas, dokumen ringkas yang mengandung infor­masi penting dan evaluasi finan­sial.

5.    Memberikan gambaran tentang kemampuan wirausahawan untuk memenuhi kewajibannya.

Oleh karena proposal usaha itu dibuat bukan untuk dikonsumsi sendiri, melainkan untuk pihak luar yang terkait, seperti bankir, investor, konsumen, konsultan, pengacara, pemerintah daerah, dan sebagainya, maka wirausahawan dalam menyaji­kan proposal usaha harus selengkap mungkin. Dengan bahasa yang mu­dah dipahami dan sederhana.

Ada beberapa hal yang sebaiknya dimiliki oleh wirausahawan atau tim penyusun proposal usaha, yaitu se­bagai berikut.

1.    Pengetahuan teknologi, layak rea­tivitas, inisiatif, dan inovatif.

2.    Kemampuan membuat proyeksi keuangan.

3.    Kemampuan dalam bidang pema­saran.

4.    Pengalaman dalam bidang usaha yang digelutinya

8.4  Petunjuk Penyusunan Proposal Usaha

Menetapkan jenis usaha yang di­inginkan dan sekaligus menguntung­kan adalah pekerjaan yang tidak mu­dah. Seorang wirausahawan harus bersedia bekerja keras mencari in­formasi kira-kira usaha apa yang paling cocok dan menguntungkankhususnya dibidang multimedia.

Setelah mempunyai keyakinan yang mantap, tindakan selanjutnya adalah menyusun proposal usaha.

Namun, secara umum, proposal usaha harus disusun berdasarkan analisis wirausahawan terhadap kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang akan dihadapi.

1.    Menetapkan jenis usaha yang diinginkan.

2.    Menetapkan aspek produk yang akan dibuat.

3.    Menetapkan aspek pemasaran produk.

4.    Menetapkan aspek teknis, penyaluran produk.

5.    Menetapkan aspek organisasi dan   manajemen.

6.    Menetapkan aspek yuridis.

7.    Melalsanakan aspek administrasi.

8.    Mengetahui aspek sumber keuangan.

9.    Mempelajari aspek kebijakan pemerintah   daerah.

10. Mempelajari aspek ANDAL (Analisis Dampak Lingkungan).

Tidak ada aturan baku yang mengatur dalam penyusunan draf proposal usaha. Akan tetapi, pada umumnya proposal usaha memuat hal-hal sebagai berikut.

8.4.1      Halaman Depan

Sampul dan kemasan memiliki banyak pilihan untuk mendesain tampilan dan rasa proposal anda. Meskipun kita sering memperingatkan untuk tidak meniali buku dari sampulnya kenyataannya seorang pelaksana membutuhkan waktu sekitar dua detik untuk menilai kualitas dokumen yang sedang ditangani. Terkadang mereka memutuskan sebelum mereka menyentuhnya. Perkirakan orang akan membaca proposal anda dan temukan keinginan mereka sesuaikan proposal anda dengan keinginan mereka,

Ada dua strategi untuk bahwa dokumen proposal anda masih amatir dan belum proposional (menghindari kesan negatip).Pada halaman depan juga dicantumkan nama dan alamat perusahaan.serta nama orang yang bertanggung jawab.

8.4.2      Daftar Isi

Para eksekutif yang sibuk ingin mengantisipasi sebuah dokumen dan memahami isinya dalam urutan singkat. Sebuah daftar isi atau indeks merupakan sebuah cara langsung untuk mempersetasikan elemen-elemen proposal anda dalamikhtisar yang dipadatkan. Dalam beberapa situasi anda boleh menyertakan sebuah ringkasan eksekutif (eksekutif summary) sebuah pendahuluan yang berisi beberapa paragraph mengenai deskripsi yang ringkas dan tajam, serta total anggaran. Ringkasa tersebut harus berada pada halaman atau hal berikutnya. Berisi kerangka proposal usaha dengan dilengkapi nomor halaman.

8.4.3      Deskripsi analisa kebutuhan

Dalam beberapa proposal  sangat berguna untuk mendeskripsikan alas an proyek yang dikemukakan dalam beberapa detail. Deskripsi dan analisis kebutuhan sudah umum yang harus melewati hirearki para eksekutif perusahaan untuk mencari persetujuan dan pendanaan

Dalam proposal usaha diungkapkan strategi perusahaan dan tim manajemen pengelola perusahaan.

8.4.4      Audiens Sasaran

Semua proposal multimedia harus menyertakan sebuah bagian yang menjelaskan  audiens sasaran dan platform sasaran.ketika kapabilitas multimedia pengguna akhir memiliki range yang luas dan tak terbatas , maka penting untuk menjelaskan perangkat lunak dan perangkat keras platform pengiriman yang ingin disajikan. Sebagai contoh jika proyek anda  membutuhkan player compact disk, tetapi platform pengguna akhir tidak memiliki satupun, anda harus menyesuaikan stategi multimedia anada dengan merevisi rancangan tersebut atau meminta pengguna akhir untuk memiliki sebuah player atau bahkan menjadi peluanga proyek baru yaitu dilengkapi dengan pengadaan peralatan sesuai dengan kebutuhan.

Menjelaskan mengenai pasar yang dituju, besar potensi pasar dan berbagai strategi serta ramalan tentang target konsumen pada masa mendatang.

8.4.5      Strategi Kreatif.

Bagian startegi kreatif sebuah deskripsi mengenai look and feel dari proyek itu sendiri sangat penting bagi proposal anda, khususnya jika para eksekutif melihat proposal, anda tidak menyajikan kreatif session atau tidak berfartisipasi dalam pembahasan pendahuluan. Jika anda memiliki gallery proyek yang sudah selesai hamper sama dengan upaya penawaran  anda maka akan sangat membantu jika strategi kreatip itu dimasukan kedalam proposal anda proposal anda buatlah heading terpisah dan masukan grafis dan diagram. Garis besarna yaitu menjelaskan tentang kualitas, kuantitas, kegunaan, dan keistimewaan barang dan jasa produk yang dihasilkan dengan stategi dan sajian yang menarik.

8.4.6      Impelmentasi proyek

Sebuah proposal harus bias menjelaskan bagaimana proyek tersebut akan diorganisasikan dan dijadwalkan perhitungan biaya akan didasarkan pada penjelasan ini bagian implementasi proyek proposal anda akan memuat kalender detail, dengan perencanaan proyek PERT serta daftar tugas khusus dan tanggal penyelesaian, deliverable dan jadwal kerja yang disertakan . Informasi ini mungkin luas dan detail, tergantung tuntunan klien bagian implemtasi proyek tidak hanya berkisar tentang berapa banyak pekerjaan yang ada, melainkan bagaimana pekerjaan akan dikelola dan dilakukan . anda mungkin tidak perlu memperhitungkan waktu dalam jam-jam kerja, tetapi lebih pada jumlah waktu kalender yang diminta untuk menyelesaikan setiap tahap.

8.4.7      Anggaran

Anggaran berhubungan langsung dengan cakupan kerja yang sudah disusun dib again implemenatasi proyek . Pilihlah biaya terperinci dari  deskripsi imoplemenatasi proyek dan  gabungkan waktu tugas dari setiap tahap  proyek  kedalam kegiatan yang berguna bagi klien. Menjelaskan mengenai rencana permodalan dan proyeksinya, neraca pendahuluan, aliran kas, dan pendapatannya.

Berikut ini contoh draf proposal usaha.

Bagian 1

Pendahuluan

A.    Nama dan alamat perusahaan.

B.    Nama dan alamat penanggung jawab

C.   Informasi usaha.

Bagian 2

Deskripsi aspek – aspek usaha

A.    Deskripsi umum usaha.

B.    Latar belakang industri.

C.   Sejarah dan latar belakang perusahaan.

D.   Tujuan dan pembagian waktu.

E.    Kenaikan produk atau pelayanan.

Bagian 3

Aspek Pemasaran

A.   Penelitian

B.   Target pasar atau konsumsi

C.   Ukuran dan tren pasar

D.   Situasi persaingan

E.   Kalkulasi/perkiraan bagian pasar

F.    Rencana pemasaran

G.   Strategi pasar

H.   Masalah penetapan harga

I.     Periklanan dan promosi

Bagian 4

Penelitian, Model dan Pengembangan

A.   Pengembangan dan rencana desain

B.   Hasil-hasil penelitian teknologi

C.   Kebutuhan asisten penelitian

D.   Struktur biaya

Bagian 5

Aspek Pabrik

A.   Analisis lokasi

B.   Kebutuhan produksi (fasilitas dan peralatan)

C.   Penyuplai/factor transportasi

D.   Suplai tenaga kerja

E.   Data biaya pabrik

Bagian 6

Aspek Manajemen

A.   Tim manajemen

B.   Struktural legal (perjanjian cadangan barang, perjanjian tenaga kerja, kepemilikan)

C.   Susunan direktur, penasihat, konsultan, dan lain-lain

Bagian 7                    

Aspek Manajemen

A.   Masalah-masalah yang potensial

B.   Resiko dan hambatan

C.   Tindakan alternative

Bagian 8                    

Aspek Finansial

A.   Perkiraan Finansial

B.   Keuntungan dan kerugian

C.   Arus kas

D.   Analisis Break even  poin

E.   Biaya

Bagian 9                    

Aspek Jadwal Pembagian Waktu

A.   Penentuan waktu dan tujuan

B.   Batas waktu

C.   Hubungan peristiwa-peristiwa

Bagian 10                  

 Apendiks atau Bibliografi

D.   Surat-surat

E.   Data penelitian pasar

F.    Surat-surat kontrak dan dokumen perjanjian lainnya

G.   Daftar harga dari pemasok barang

Bagian 1                    

Pendahuluan

A.   Nama dan alamat perusahaan

B.   Nama dan alamat pemilik

C.   Nama dan alamat penanggung jawab

D.   Informasi tentang bisnis yang dilaksanakan

Bagian 2                    

Rangkuman Eksekutif

A.   Rangkuman eksekutif lebih kurang 3 halaman

B.   Menjelaskan secara komplet isi proposal usaha

Bagian 3                    

Analisis Industri

A.   Perspektif masa depan usaha

B.   Analisis persaingan

C.   Segmentasi pasar yang akan dimasuki

D.   Ramalan produk yang dihasilkan

Bagian 4                    

Deskripsi Usaha

A.   Prosuk yang dihasilkan

B.   Jasa pelayanan

C.   Ruang lingkup usaha

D.   Personalia dan perlengkapan kantor

E.   Latar belakang identitas pengusaha

Bagian 5                    

Rencana Produksi

A.   Proses produksi

B.   Keadaan gedung dan perlengkapannya

C.   Sumber-sumber bahan baku

Bagian 6                    

Rencana Perencanaan

A.   Penetapan harga

B.   Pelaksanaan distribusi

C.   Promosi yang akan dilaksanakan

D.   Pengembangan produk

Bagian 7                    

Perencanaan Organisasi

A.   Informasi tentang parner

B.   Uraian tentang kekuasaan

C.   Latar belakang anggota tim manajemen

D.   Peranan dan tanggung jawab personalia

Bagian 8                    

Resiko

A.   Evaluasi tentang kelemahan usaha

B.   Gambaran tentang teknologi

                                   

Bagian 9                    

Perencanaan Permodalan

A.   Neraca permulaan perusahaan

B.   Proyeksi aliran kas

C.   Analisa titik impas

D.   Sumber-sumber permodalan

Bagian 10                  

Apendiks

A.   Surat-surat

B.   Data penelitian pasar

C.   Surat-surat kontrak dan dokumen lainnya

D.   Daftar dan pemasokan barang