Pengertian Surat Dinas
Apa yang dimaksud dengan surat dinas? Pengertian Surat Dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas. Surat dinas juga dapat didefinisikan sebagai surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu.
Surat dinas umumnya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan. Tujuan surat dinas dikeluarkan adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan, dan lain-lain, kepada staff di instansi/ lembaga terkait.
Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus dimana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.
Seperti yang telah disebutkan pada pengertian surat dinas di atas, surat resmi ini dibuat untuk maksud dan tujuan tertentu. Berikut ini adalah fungsi dari surat dinas:
1. Sebagai pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja, surat izin, dan surat keputusan.
2. Sebagai alat pengingat, baik kepada pemberi surat maupun penerima surat dinas tersebut. Itu sebabnya surat dinas harus selalu diarsipkan.
3. Sebagai bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau lembaga.
4. Sebagai alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Kita dapat mengenali sebuah surat dari karakteristiknya yang berbeda dengan jenis surat lainnya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat dinas pada umumnya:
1. Terdapat kepala surat (kop surat) serta nama instansi/ lembaga pada bagian kepala surat.
2. Surat dinas memiliki nomor surat dan juga lampiran sebagai berkas pendukung.
3. Surat dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta dibuat dalam format tertentu.
4. Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat.
5. Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/ lembaga yang mengeluarkannya.
Syarat-Syarat Surat Dinas
Dalam penulisannya surat dinas dibuat dalam format tertentu. Berikut ini adalah syarat-syarat penulisan sebuah surat dinas:
1. Format surat dinas harus dibuat sesuai dengan standar surat resmi dengan format yang teratur.
2. Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.
3. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa baku, sopan, dan mudah dimengerti.
4. Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/ instansi yang mengeluarkannya.
Jenis-Jenis Surat Dinas
Sebenarnya ada banyak sekali yang termasuk dalam jenis surat dinas, beberapa diantaranya adalah:
1. Surat Panggilan Kerja
Surat resmi yang bertujuan untuk memanggil seorang calon pegawai untuk melakukan wawancara (baca: pengertian wawancara ), pengujian, dan keperluan lainnya terkait panggilan kerja.
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas
Surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi/ lembaga kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas. Umumnya perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.
3. Surat Perjanjian Kerja
Surat resmi yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani oleh calon pekerja dan pihak perusahaan. Surat ini umumnya dilengkapi dengan ketentuan yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.
Struktur Surat Dinas dan Contohnya
Sesuai dengan penjelasan pada pengertian surat dinas, surat resmi ini memiliki beberapa bagian yang harus tertera secara jelas. Bagian-bagian surat dinas tersebut diantaranya adalah:
1. Kepala Surat (Kop surat)
Bagian ini berada paling atas pada surat resmi. Dalam kepala surat terdapat logo, nama dan alamat lembaga/instansi.
2. Tanggal Surat
Pada bagian tanggal surat terdiri atas nama tempat dan tanggal dimana surat tersebut dibuat.
3. Nomor Surat
Nomor surat terdiri dari kode, nomer surat yang dikeluarkan, identitas lembaga / instansi, serta tahun pembuatan surat.
4. Lampiran
Lampiran adalah berkas pendukung yang akan disampaikan dapat berupa lembaran kertas atau dokumen lain.
5. Perihal atau Hal
Bagian ini dituliskan isi pokok surat dinas, seperi ditujukan untuk siapa dan untuk apa surat tersebut.
6. Alamat
Ada 2 macam penulisan alamat pada surat dinas, ada yang untuk perorangan dan ada yang untuk lembaga atau instansi lain.
7. Salam Pembuka
Guna salam pembuka ini adalah untuk menunjukan rasa hormat atau sopan santun.
8. Isi Surat
Isi surat harus sesuai dengan perihal yang ingin disampaikan dan dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.
9. Salam Penutup
Sama halnya dengan salam pembuka, salam penutup merupakan bentuk rasa hormat atau sopan santu serta menunjukkan akhir dari surat.
10. Nama
Bagian ini diisi dengan nama lengkap pengirim surat.
11. Tembusan
Pihak lain yang perlu mengetahui tentang surat tersebut harus diberikan tembusan atau copy dari surat yang asli.
12. Inisial
Inisial biasanya dicantumkan pada bagian kiri bawah tembusan surat dinas tersebut. Ini dibuat jika diperlukan saja.