Penampilan musik akan mencapai kesuksesan jika berjalan
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Kegiatan penampilan bagi kamu yang
merupakan suatu kegiatan dalam rangka membentuk pengalaman dari kreativitas,
kemampuan musikal, tanggung jawab, pengenalan diri terutama dalam hal karya
seni. Penampilan dapat berhasil dengan baik apabila mendapat persiapan yang matang. Untuk dapat mencapai keberhasilan
yang optimal maka diperlukan adanya suatu persiapan yang meliputi:
a. Pembentukan panitia
Panitia adalah suatu kelompok dalam pengelolaan dan
pelaksanaan terhadap bentuk kegiatan. Tujuan pembentukan panitia adalah agar
dalam kegiatan dalam organisasi dapat terkoordinasikan agar penampilan
pergelaran musik berjalan dengan efektif dan efisien. Kepanitiaan dibagi
menjadi dua:
(1) Steering Comitee (panitia pengarah) yang berfungsi sebagai pengarah,penasihat,
dan pemberi petunjuk kepada kelompok dibawahnya dalam menjalankan tugas. Dalam
hal ini panitia pengarah dapat kepala sekolah, kesiswaan/pembina osis, maupun
guru seni musik.
(2) Organizing Comitee (panitia pelaksana) mempunyai tugas melaksanakan segala
sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan secara langsung di lapangan.
Susunan dalam panitia penampilan meliputi kamu-siswi yang
memiliki tugas dan fungsi masing-masing sesuai dengan sstruktur kepanitiaan
yang akan dibentuk. Struktur kepanitian penampilan secara sederhana adalah sebagai
berikut:
Ketua Panitia: Tugasnya adalah mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan
acara penampilan karya musik.
Wakil Ketua: Tugasnya adalah membantu mengurus segala sesuatu yang berhubungan
dengan acara penampilan karya musik.
Bendahara: Tugasnya adalah mengelola keuangan dalam kepanitiaan.
Sekretaris: Sekretaris bertugas mengurusi surat-surat baik formal maupun
non formal yang dibutuhkan dalam penampilan, mencatat hasil dari setiap rapat
dalam rangka persiapan penampilan sampai dengan pembuatan proposal.
Seksi-seksi:
Seksi Publikasi, bertugas menyebarkan pemberitaan penampilan yang akab berlangsung.
Pemberitaan dapat berupa brosur, spanduk, pengumuman secara lisan, dan lain
sebagainya. Seksi ini juga membuat surat izin dalam mengadakan acara
penampilan.
Seksi Usaha (dana), bertugas mencari sumber dana maupun sponsor yang diperlukan
untuk kegiatan penampilan dan dengan menyebarkan proposal.
Seksi Perlengkapan dan dekorasi,
bertugas dalam persiapan panggung
dengan penyusunan baik dari segi tata panggung, menghias panggung, sampai dari alat
musik maupun kebutuhan materiil dari penampilan.
Seksi Acara, bertugas menyusun acara yang akan berlangsung dalam penampilan
dengan penjadwalan yang jelas (rundown), dan dapat juga merangkap sebagai (Master of Ceremony).
Seksi Dokumentasi, bertugas mengabadikan acara penampilan baik dengan menggunakan
media foto maupun video dari setiap penampilan dalam penampilan.
Seksi Konsumsi, bertugas untuk menyusun daftar menu dengan menghitung jumlah
yang akan mendapatkan konsumsi, baik untuk tamu undangan, peserta penampilan
maupun panitia penampilan itu sendiri.
b. Menentukan Tema
Sebelum menyusun kegiatan penampilan, terlebih dahulu adalah
menentukan tema. Penentuan tema biasanya didasarkan pada jenis peristiwa atau
monumental seperti, ulang tahun sekolah, perpisahan sekolah, dan lain sebagainya.
Penentuan tema adalah ide dasar pokok penampilan.
Tema yang dipilih didasarkan pada aspek-aspek tertentu yang
berkaitan dengan pelaksanaan penampilan karya musik, antara lain menarik
perhatian pemirsa, aktual, disesuaikan dengan penyajian. Setelah tema
terbentuk, kemudian menyusun proposal yang memiliki banyak fungsi seperti,
sumber pencarian dana/sponsor, pemahaman program dan rencana pelaksanaan.
Proposal itu sendiri memiliki arti sebagai rencana yang
dituliskan dalam bentuk rencangan kerja. Bentuk isi proposal terdiri dari:
a. Nama
kegiatan.
b. Latar
belakang, berisi dasar yang digunakan sehingga ide penampilan muncul.
c. Dasar
pemikiran, yaitu memuat hal-hal, surat-surat keputusan.
d. Pelaksanaan,
memuat waktu pelaksanaan kegiatan meliputi hari, tanggal, waktu dan tempat.
e. Pelaksana,
yaitu susunan kepanitiaan.
f. Anggaran,
berisi rencana anggaran yang akan digunakan selama penampilan berlangsung.
g. Acara,
memuat susunan acara yang akan ditampilkan.
h. Lain-lain,
surat-surat yang mendukung pelaksanaan.
i. Penutup,
berisi kata penutupan. Diakhir proposal tertulis tanda tangan ketua panitia,
sekretaris dan disetujui oleh steering
comitee.
c. Menentukan Waktu dan Tempat
Penampilan Dilaksanakan
Dalam menggelar sebuah karya musik diperlukan persiapan yang
baik, maka dibutuhkan adanya suatu penjadwalan. Susunan penjadwalan kegiatan penampilan,
meliputi:
a. Menyiapkan
pemain yang tampil baik individu maupun kelompok.
b. Mempersiapkan
jenis musik dan lagu yang akan ditampilkan.
c. Mengadakan
general repletion atau gladi bersih.
d. Melakukan
checking akhir terhadap kesiapan penampilan.
e. Membuat
draft penampilan atau susunan acara.
d. Pergelaran Musik di Kelas
1) Menyusun Acara
Apabila penjadwalan penampilan telah selesai dibuat, langkah
selanjutnya adalah menyusun acara penampilan. Untuk membuat susunan acara penampilan,
harus diketahui dengan jelas tentang :
(1) Waktu pelaksanaan
(2) Para pemain beserta jenis lagu yang akan dibawakan
(3) Urutan acara dengan penampilan waktu (menit) yang
digunakan
2) Tata Ruang
Setelah acara telah selesai disusun, kemudian yang
diperlukan sebelum waktu penampilan adalah menata tempat yang akan digunakan.
Penataan ruang melibatkan seksi perlengkapan dan dekorasi bekerja sama dengan anggota-anggota
yang lain. Penataan ruang harus memiliki kaidah-kaidah, antara lain sebagai
berikut.
(1) Keindahan dan Kerapian tempat. Keindahan dalam hal ini
meliputi kerapian, teratur dan bersih.
(2) Kenyamanan dan keamanan, baik untuk peserta, panitia,
maupun penonton. Hal ini agar semua pihak yang ada dalam penampilan merasa nyaman
salah satunya adalah perlu adanya ruang ventilasi yang cukup, AC sehingga semua
pihak yang ada di dalamnya mampu menikmati musik yang disajikan dengan senang
hati tanpa ada kendala.
(3) Nilai Artistik yang tinggi, ruang yang ditata tersebut
selain rapi, bersih dan cukup ventilasi udara juga perlu adanya nilai estetika.
Oleh karena itu ruangan perlu didekorasi sedemikian rupa sehingga mampu
menimbulkan kesan yang estetik. Tempat penampilan dapat dilakukan di dalam
ruangan (indoor) maupun di luar ruangan (out door).
Kebutuhan tempat dapat disesuaikan dengan bentuk penampilan. Jika memang tempat
penampilan direncanakan untuk menampung penonton yang secara misal (bentuk konser),
dapat dilakukan di luar ruangan.